Документооборот ООО «Ново-Салаватская ТЭЦ» на 1С:ДО: 6 схем, 50 рабочих мест

ООО «Ново-Салаватская ТЭЦ» — основной источник тепло- и электроснабжения нефтехимического объединения ОАО «Газпром нефтехим Салават» и один из крупнейших поставщиков тепловой и электрической энергии Башкортостана.

Компания «Искра-Класс», входящая в группу компаний «Искра-Про», автоматизировала внутренний документооборот ТЭЦ на базе «1С:Документооборот 8» и доработала систему под схемы согласования заказчика: 50 рабочих мест, 6 новых бизнес-процессов согласования, основной этап внедрения завершен в январе 2011 года.

Когда договоры, заявки на приобретение и техническая документация проходят цепочку согласований между подразделениями, главный вопрос — кто и на каком этапе держит документ. Для ТЭЦ этот вопрос решали единой системой на продуктах «1С».

Задача

Руководство ООО «Ново-Салаватская ТЭЦ» поставило задачу автоматизировать внутренний документооборот предприятия. Ее поручили «Искра-Класс», потому что компания к тому моменту успешно выполнила на ТЭЦ проект по внедрению «1С:Предприятие 8.1» (конфигурация «Управление производственным предприятием», редакция 1.2) для кадрового учета и расчета зарплаты, производственного, бухгалтерского и налогового учета.

Что должна была обеспечить новая система:

• единая информационная система на основе программных продуктов фирмы «1С»;
• электронное хранение внутренних документов с оперативным доступом с учетом прав пользователей;
• согласование и утверждение внутренних документов по схемам, которые на предприятии зависят от вида документа;
• оперативное получение финансовой и бухгалтерской информации из «1С:Управление производственным предприятием».

Решение

Для решения задачи выбрали программный продукт «1С:Документооборот 8»: он отвечал многим требованиям заказчика и позволял создать единую информационную систему на основе продуктов «1С». В ходе внедрения автоматизировано:

• организация электронного хранилища внутренних документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами и приложениями;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• коллективная работа пользователей с согласованием, утверждением и контролем исполнения документов;
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности.

Выполненные работы

По требованиям ТЭЦ программу «1С:Документооборот 8» доработали в трех направлениях.

1. Шесть новых составных бизнес-процессов согласования.

На предприятии для разных внутренних документов используются свои схемы согласования и утверждения, поэтому создали процессы:

• согласование заявок на приобретение;
• согласование договоров;
• согласование служебных записок;
• согласование внутренних распорядительных документов (РД);
• согласование распоряжений;
• согласование технической документации.

Для каждого вида внутреннего документа реализована своя форма диалога, печатная форма и привязка к соответствующему бизнес-процессу.

2. Единая переписка по документу. Организована работа с HTML-объектами: в процессе согласования можно вести единую переписку по документу и указывать ссылки на уже утвержденные документы в системе или на любой источник в интернете.

3. Обмен данными с 1С:УПП. Для оперативного получения финансовой и бухгалтерской информации из «1С:Предприятие 8.1» (конфигурация «Управление производственным предприятием», редакция 1.2) реализован механизм обмена данными между имеющимися информационными системами.

Кроме того, «Искра-Класс» установила и настроила систему на 50 рабочих местах в режиме клиент-сервер, настроила работу программы через интернет, в том числе через веб-браузеры, и подготовила инструкции пользователей по работе с документами и бизнес-процессами «1С:Документооборот 8».

Результат внедрения

Основной этап внедрения завершен в конце января 2011 года.

Система работает на 50 рабочих местах, а «Искра-Класс» осуществляет ее текущее сопровождение. В составе решения:

• 6 новых составных бизнес-процессов согласования для разных видов документов;
• доступ к программе через интернет, в том числе через веб-браузеры;
• обмен данными с «1С:Управление производственным предприятием».

Что это дало бизнесу

• Согласование документов стало проще и быстрее — по отзыву заказчика, доработки значительно упростили и ускорили работу сотрудников по принятию решения в процессе согласования документации.
• Для каждого вида документа своя схема — форма диалога, печатная форма и бизнес-процесс привязаны к виду внутреннего документа.
• Вся переписка в одном месте — обсуждение документа в процессе согласования ведется в системе, со ссылками на уже утвержденные документы.

Параметры внедрения

Мнение клиента

«В ходе выполнения работ сотрудники ООО «Искра-Класс» проявили профессионализм и ответственность за порученное им дело. ООО «Ново-Салаватская ТЭЦ» благодарит ООО «Искра-Класс» за качественное выполнение работ и надеется на дальнейшее плодотворное сотрудничество.»
— ООО «Ново-Салаватская ТЭЦ»

Хотите такой же результат для вашего предприятия?

ТЭЦ поручила нам документооборот после успешного внедрения «1С:УПП». Мы подтверждали это доверие на каждом этапе проекта: от доработки схем согласования до текущего сопровождения системы.

Напишите или позвоните нам: за короткой консультацией вы получите профессиональную оценку ваших бизнес-процессов, варианты решения и понимание сроков и бюджета проекта. Первый шаг ничего не стоит, а сэкономить может миллионы.

Отправить заявку